Diözese bildet Finanz- und Kassenwesen vollständig über Wilken Software ab
Das Bistum Speyer, einer der ältesten Bischofssitze Deutschlands, migriert seine Buchhaltung auf die Finanzsoftware P/5 der Wilken Software Group. Die insgesamt 70 Kirchengemeinden und weit über 400.000 katholische Gläubige umfassende Diözese arbeitet bereits seit vielen Jahren mit der Wilken Lösung Entire, weswegen der Wechsel zu P/5 nun der logische nächste Schritt ist. Entscheidender Vorteil der neuen Software-Plattform: sämtliche Buchhaltungsprozesse lassen sich nahtlos integriert und ohne externe Lösungen abbilden. „Wilken P/5 bietet uns ganz neue Möglichkeiten zur umfassenden Digitalisierung. Auf diese Weise werden wir zukünftig technisch einheitlicher und gleichzeitig räumlich besser dezentral arbeiten können. Wir sind bei der Implementierung auch bereits in die Umsetzung gestartet und haben uns als Ziel gesetzt, zum 1. Januar 2025 mit den fünf großen Körperschaften des Bistums sowie ersten Regionalverwaltungen produktiv zu gehen“, erläutert Christoph Baumann von der Bischöflichen Finanzkammer.
Nachdem Wilken vor einiger Zeit angekündigt hatte, dass der Support für Entire perspektivisch eingestellt wird, sahen sich die Verantwortlichen des Bistums frühzeitig nach einer neuen Finanzmanagementsoftware um. „Wir haben uns auch über die Produkte der Mitbewerber informiert, doch es war schnell klar, dass wir weiterhin mit Wilken arbeiten wollten – sowohl wegen der Vorteile von P/5 als auch, um eine reibungslose Migration der Daten sicherzustellen“, so Baumann. Mit dem Wechsel erhalten die Mitarbeitenden der Diözese eine zukunftssichere Lösung, die Vorteile und Arbeitserleichterungen mit sich bringt. Während bisher viele Prozesse, etwa für das Dokumentenmanagement oder Kassenbuch, über externe Software abgebildet und per Schnittstelle angebunden werden musste, lassen sich jetzt alle Vorgänge in einem System durchführen. „Unsere Buchhaltung arbeitet dezentralisiert – umso wichtiger ist es deshalb, dass alle Kolleginnen und Kollegen mit einer einheitlichen Software arbeiten. Eine solche Standardisierung sorgt für mehr Effizienz sowie Sicherheit und entlastet die Mitarbeitenden. Auch hinsichtlich des Fachkräftemangels ist das entscheidend, um zukunftssicher aufgestellt zu sein“, so Baumann.
Digitalisierung und Prozessoptimierung
Die P/5-Implementierung startete bereits kurz nach der Vertragsunterzeichnung Ende November 2023 mit ersten Schritten. „Da die Software in den einzelnen Kirchengemeinden zum Einsatz kommt, ist das Projekt relativ komplex. Unser internes Team setzt sich deshalb aus Vertretern aller Bereiche zusammen, unter anderem den Regionalverwaltungen und der Finanzkammer“, erläutert Christoph Baumann. Da die P/5 Software vor Ort im eigenen Rechenzentrum betrieben werden soll, klärt die IT-Abteilung des Bistums Speyer nun die hierfür notwendigen Schritte und Dimensionierungen, wobei sie von den Experten der Wilken Software Group unterstützt wird. Zudem wird die Software-Implementierung von der Buchhaltung genutzt, um sämtliche Buchhaltungsprozesse zu überprüfen und zu optimieren, um mehr Effizienz zu erzielen und Reibungsverluste zu vermeiden. „Wir wollen jetzt zügig mit einem Testsystem arbeiten, um alle Vorgänge auszuprobieren und, wo nötig, Verbesserungen vorzunehmen. Das gibt uns genügend Zeit, damit zum Produktivgang am 1. Januar 2025 alles reibungslos läuft“, so Baumann.
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Über die Wilken Software Group
Seit 1977 entwickelt die Wilken Software Group mit Hauptsitz in Ulm als Technologiepartner maßgeschneiderte Lösungen für mittlere und große Unternehmen in den Schlüsselbereichen der Gesellschaft: Energie, Gesundheit und Soziales. Das Team mit mehr als 600 Experten an sechs Standorten in Deutschland, der Schweiz und Spanien stellt dabei Technologien, Produkte, Services und Wissen bereit, um Unternehmen und Organisationen nachhaltig und wirksam für die anspruchsvollen Herausforderungen unserer Zeit auszustatten. Wilkens Bestreben liegt darin, Technologien, Menschen und Visionen zu verbinden, um einen Beitrag zu einem sicheren und lebenswerten Übermorgen zu leisten.